Regulamin świadczenia usług Leadbot

Niniejszy Regulamin („Regulamin”) określa zasady dostępu do i korzystania z usług Leadbot w modelu subskrypcyjnym lub innym uzgodnionym modelu współpracy („Usługi”). Zakup, aktywacja lub korzystanie z Usług oznacza akceptację Regulaminu przez klienta („Klient”).

Jeżeli subskrypcja jest kupowana przez Stripe, parametry handlowe subskrypcji widoczne na stronie płatności lub zarządzania subskrypcją Stripe, w tym cena, okres rozliczeniowy, odnowienie i mechanika anulowania, stanowią część umowy i mają pierwszeństwo w razie sprzeczności z niniejszym Regulaminem.

1) STRONY I DEFINICJE

1.1. „Usługodawca” / „Leadbot” oznacza: LEADBOT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Stanisława Drabika 22/10, 52-131 Wrocław, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001231573, NIP: 8993055216, REGON: 544346881.

1.2. „Klient” oznacza podmiot, w szczególności osobę prawną, jednostkę organizacyjną albo osobę prowadzącą działalność gospodarczą, zamawiający, aktywujący lub opłacający Usługi.

1.3. „Zamówienie” oznacza zakup subskrypcji przez Stripe albo zaakceptowaną ofertę, formularz zamówienia, umowę, wiadomość e-mail lub inne potwierdzenie w formie pisemnej lub elektronicznej, określające plan, zakres, ceny i warunki handlowe.

1.4. „Bot” / „Asystent AI” oznacza jednego lub więcej skonfigurowanych asystentów głosowych AI, chatbotów, workflow, integracji, raportów i automatyzacji dostarczanych w ramach Usług.

1.5. „Usługi zewnętrzne” oznaczają narzędzia, systemy i dostawców niezależnych od Usługodawcy, w szczególności operatorów telekomunikacyjnych, SIP, CRM, kalendarze, systemy rezerwacji, bramki płatności, hosting, usługi AI, systemy transkrypcji i automatyzacji.

1.6. „Dni robocze” oznaczają dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

2) ZAKRES USŁUG

2.1. Usługodawca dostarcza konfigurację, wdrożenie, obsługę i utrzymanie systemu Asystenta AI do połączeń wychodzących i/lub obsługi połączeń przychodzących, zgodnie z Zamówieniem i instrukcjami konfiguracyjnymi Klienta.

2.2. W zależności od uzgodnionego zakresu, Usługi mogą obejmować: kwalifikację leadów, zbieranie danych kontaktowych, umawianie wizyt lub spotkań, przekazanie do procesu rezerwacji, podstawową obsługę FAQ, routing, przekierowania i eskalacje, logowanie zdarzeń do CRM, integrację z kalendarzem lub systemem rezerwacji, raportowanie wyników, obsługę webhooków, automatyzacje oraz wsparcie operacyjne.

2.3. Szczegóły konfiguracji i instrukcje operacyjne mogą być przekazywane przez Klienta poprzez: (a) formularze lub dokumenty wdrożeniowe, (b) e-mail, (c) nagrania, transkrypcje rozmów lub instrukcje głosowe przekazywane podczas połączeń, oraz/lub (d) notatki i decyzje podjęte podczas spotkań. Usługodawca może opierać się na takich instrukcjach przy wdrażaniu zmian, o ile nie są one niejasne, sprzeczne lub niezgodne z prawem.

2.4. Brak gwarancji rezultatu. Usługodawca nie gwarantuje określonych wyników biznesowych, w szczególności liczby leadów, umówionych spotkań, sprzedaży, współczynnika konwersji, ROI, jakości bazy kontaktów ani decyzji zakupowych potencjalnych klientów lub kontrahentów Klienta.

2.5. Usługodawca świadczy Usługi z należytą starannością właściwą dla profesjonalnego charakteru działalności, jednak skuteczność Usług zależy również od danych, instrukcji, oferty, integracji, dostępności systemów zewnętrznych oraz działań Klienta.

3) WARUNKI HANDLOWE SUBSKRYPCJI

3.1. Jeżeli subskrypcja jest kupowana przez Stripe, warunki handlowe wynikają ze strony subskrypcji Stripe oraz ustawień subskrypcji Klienta w Stripe.

3.2. O ile strona subskrypcji Stripe, Zamówienie albo odrębna umowa nie wskazuje minimalnego okresu zobowiązania, Klient może anulować subskrypcję w dowolnym momencie poprzez zarządzanie subskrypcją w Stripe, ze skutkiem wskazanym w Stripe.

3.3. Usługodawca może zawiesić świadczenie Usług w przypadku braku płatności, opóźnienia w płatności, cofnięcia płatności lub chargebacku, do czasu wyjaśnienia sprawy albo uregulowania zaległości.

3.4. Jeżeli Zamówienie przewiduje jednorazową opłatę wdrożeniową, opłatę setupową albo inne opłaty początkowe, są one należne zgodnie z warunkami Zamówienia i mogą być bezzwrotne, o ile nie uzgodniono inaczej.

4) OPŁATY, PODATKI I KOSZTY ZEWNĘTRZNE

4.1. Opłaty są określone w Zamówieniu, na stronie subskrypcji Stripe, w ofercie lub w innej zaakceptowanej formie.

4.2. Podatki, w tym VAT, mogą mieć zastosowanie zgodnie z przepisami prawa polskiego oraz zasadami fakturowania.

4.3. Wszelkie koszty związane ze świadczeniem Usług, w tym koszty usług zewnętrznych wykorzystywanych do realizacji Usług, są wliczone w cenę subskrypcji, o ile Zamówienie, strona subskrypcji Stripe albo odrębne ustalenia nie stanowią wyraźnie inaczej.

4.4. Jeżeli Klient korzysta z własnych kont, kluczy API, numerów telefonicznych, systemów CRM, systemów rezerwacji lub innych narzędzi zewnętrznych, Klient może ponosić koszty tych narzędzi bezpośrednio wobec ich dostawców.

5) OBOWIĄZKI KLIENTA

5.1. Klient przekaże terminowo i rzetelnie informacje niezbędne do konfiguracji i działania Usług, w tym: szczegóły oferty, reguły biznesowe, listy kontaktów, jeżeli dotyczy, skrypty, klauzule informacyjne, godziny pracy, kontakty do eskalacji oraz dostępy do integracji, w tym klucze API, konta i uprawnienia.

5.2. Klient odpowiada za legalność swoich działań marketingowych i komunikacji, w tym zgodność z przepisami dotyczącymi telemarketingu, komunikacji elektronicznej, ochrony konsumentów, ochrony danych osobowych oraz przepisami branżowymi, a także za uzyskanie wymaganych zgód lub posiadanie innych podstaw prawnych do kontaktu z odbiorcami końcowymi.

5.3. Klient odpowiada za prawidłowość, aktualność i legalne źródło danych kontaktowych przekazywanych do Usług.

5.4. Klient niezwłocznie poinformuje Usługodawcę o zmianach w ofercie, cenach, regulaminach, politykach, zasadach rezerwacji, dostępności usług, godzinach pracy lub innych informacjach, na których opiera się Bot.

5.5. Klient odpowiada za ostateczne decyzje biznesowe, treści oferty, obsługę klienta końcowego, realizację usług własnych oraz weryfikację informacji wygenerowanych lub zebranych przez Asystenta AI, jeżeli jest to wymagane charakterem działalności Klienta.

6) ZASADY DOPUSZCZALNEGO KORZYSTANIA

6.1. Klient nie może używać Usług w celu:

(a) naruszania prawa lub praw osób trzecich,

(b) prowadzenia nielegalnego spamu lub zakazanych praktyk telemarketingowych,

(c) podszywania się pod inne osoby lub podmioty w sposób wprowadzający w błąd,

(d) popełniania oszustw, wyłudzeń lub innych działań sprzecznych z prawem,

(e) dystrybucji malware lub prób naruszenia bezpieczeństwa systemów,

(f) przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych bez podstawy prawnej i odpowiednich zabezpieczeń,

(g) prowadzenia działań naruszających polityki platform, operatorów lub dostawców usług zewnętrznych.

6.2. Usługodawca może odmówić, wstrzymać lub ograniczyć dany use-case, jeżeli tworzy on istotne ryzyko prawne, bezpieczeństwa lub reputacyjne albo wymagałby naruszenia prawa, praw osób trzecich lub polityk platform zewnętrznych.

7) REALIZACJA USŁUG, WSPARCIE I ZMIANY

7.1. Usługodawca świadczy Usługi z należytą starannością.

7.2. Usługodawca może aktualizować, modyfikować lub ulepszać Usługi w celu utrzymania bezpieczeństwa, zgodności, jakości i funkcjonalności, w tym w zakresie wymaganym przez Usługi zewnętrzne.

7.3. Kanały wsparcia i, jeżeli dotyczy, czasy reakcji mogą być opisane w Zamówieniu. Jeżeli nie określono inaczej, Usługodawca dołoży rozsądnych starań, aby odpowiadać w Dni robocze.

7.4. Zmiany wykraczające poza uzgodniony zakres Zamówienia mogą wymagać odrębnej wyceny, dodatkowego terminu realizacji albo zmiany warunków handlowych.

8) USŁUGI ZEWNĘTRZNE I ZALEŻNOŚCI

8.1. Usługi mogą zależeć od Usług zewnętrznych. Usługodawca nie odpowiada za przerwy, opóźnienia, zmiany cen, zmiany polityk, limity, błędy API, blokady kont, awarie lub ograniczenia narzucone przez dostawców zewnętrznych.

8.2. Jeżeli Usługa zewnętrzna stanie się niedostępna lub ulegnie istotnej zmianie, Usługodawca może zaproponować rozwiązanie alternatywne. Jeżeli brak będzie rozsądnej alternatywy, powiązana funkcjonalność może zostać ograniczona lub wyłączona.

8.3. Klient przyjmuje do wiadomości, że jakość działania Asystenta AI może zależeć od jakości połączenia telefonicznego, dokładności transkrypcji, dostępności integracji, poprawności danych wejściowych i ograniczeń dostawców technologii.

9) PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ

9.1. Usługodawca zachowuje wszelkie prawa do własnych metod, szablonów, workflow, bibliotek, know-how, konfiguracji bazowych, automatyzacji, narzędzi i materiałów opracowanych niezależnie od Klienta.

9.2. Klient zachowuje prawa do swoich znaków towarowych, materiałów brandingowych, treści, baz wiedzy, danych i informacji przekazanych Usługodawcy.

9.3. W okresie aktywnej subskrypcji Klient otrzymuje niewyłączne, niezbywalne prawo do korzystania z konfiguracji Bota wyłącznie na potrzeby własnej działalności Klienta w ramach Usług.

9.4. O ile nie uzgodniono inaczej, Klient nie nabywa praw do kodu źródłowego, wewnętrznych szablonów, automatyzacji bazowych, know-how ani narzędzi Usługodawcy.

10) POUFNOŚĆ

10.1. Strony mogą uzyskać informacje poufne drugiej strony. Informacje poufne należy chronić z zachowaniem co najmniej rozsądnej staranności i wykorzystywać wyłącznie do realizacji zobowiązań wynikających z Regulaminu, Zamówienia lub odrębnej umowy.

10.2. Poufność nie obejmuje informacji, które są publiczne, zostały opracowane niezależnie, zostały pozyskane legalnie od osoby trzeciej albo których ujawnienia wymagają przepisy prawa lub uprawnione organy.

11) OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH (RODO)

11.1. Strony będą przestrzegać RODO oraz odpowiednich przepisów prawa polskiego dotyczących ochrony danych osobowych.

11.2. Role. Co do zasady Klient jest administratorem danych osobowych osób końcowych, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe w celu świadczenia Usług. W zakresie własnych działań administracyjnych, handlowych, rozliczeniowych i kontaktowych Usługodawca może działać jako administrator danych.

11.3. Informacje o przetwarzaniu danych oraz prywatności znajdują się w Polityce Prywatności Leadbot dostępnej na stronie internetowej Leadbot lub udostępnianej Klientowi w inny sposób. Jeżeli dla zgodności Klienta wymagane jest odrębne DPA lub umowa powierzenia przetwarzania danych, Usługodawca udostępni ją na wniosek lub w ramach wdrożenia.

11.4. Klient odpowiada za przekazanie osobom końcowym wymaganych informacji o przetwarzaniu danych, w tym informacji o ewentualnym nagrywaniu rozmów, jeżeli dany projekt obejmuje nagrywanie.

12) OŚWIADCZENIA, ZASTRZEŻENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA AI

12.1. O ile nie wskazano inaczej, Usługi są świadczone „tak jak są” oraz „w miarę dostępności”.

12.2. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanego ani bezbłędnego działania, w szczególności w zakresie zależnym od Usług zewnętrznych, sieci telekomunikacyjnych, dostawców AI, systemów CRM, systemów rezerwacji lub połączeń internetowych.

12.3. Klient przyjmuje do wiadomości, że treści generowane przez AI mogą być niepełne, nieprecyzyjne lub wymagać nadzoru człowieka, szczególnie w sprawach medycznych, prawnych, finansowych, technicznych, regulowanych lub wysokiego ryzyka.

12.4. Klient odpowiada za zatwierdzenie zakresu informacji, reguł biznesowych, skryptów, cen, odpowiedzi i instrukcji przekazanych do konfiguracji Asystenta AI.

13) OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI

13.1. W maksymalnym zakresie dozwolonym przez prawo, Usługodawca nie odpowiada za szkody pośrednie, utracone korzyści, utratę szans biznesowych, utratę danych wynikającą z działania systemów zewnętrznych ani szkody wizerunkowe.

13.2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wynikająca z lub związana z Usługami jest ograniczona do kwot faktycznie zapłaconych przez Klienta na rzecz Usługodawcy za Usługi w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę roszczenia, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.

13.3. Żadne postanowienie Regulaminu nie ogranicza odpowiedzialności w zakresie, w jakim takie ograniczenie jest zakazane przez prawo, w szczególności w przypadku szkody wyrządzonej umyślnie.

14) ZAWIESZENIE I ZAKOŃCZENIE ŚWIADCZENIA USŁUG PRZEZ USŁUGODAWCĘ

14.1. Usługodawca może zawiesić dostęp do Usług, jeżeli:

(a) Klient nie uiści opłat w terminie, zainicjuje chargeback lub płatność zostanie cofnięta,

(b) Klient narusza pkt 6 Regulaminu,

(c) dalsze świadczenie stwarzałoby ryzyko prawne, bezpieczeństwa lub reputacyjne po stronie Usługodawcy,

(d) wymagają tego dostawcy Usług zewnętrznych, przepisy prawa lub decyzje uprawnionych organów.

14.2. Usługodawca może zakończyć świadczenie Usług w razie istotnego naruszenia, które nie zostanie usunięte w rozsądnym terminie po wezwaniu, jeżeli usunięcie jest możliwe, lub natychmiast w przypadku poważnych naruszeń, w szczególności oszustwa, działalności nielegalnej lub działań zagrażających bezpieczeństwu.

15) SIŁA WYŻSZA

Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub opóźnienie spowodowane zdarzeniami pozostającymi poza jej rozsądną kontrolą, w tym awariami telekomunikacyjnymi, awariami chmury, przerwami w działaniu platform, działaniami regulacyjnymi, wojną, strajkami, cyberatakami, przerwami w dostawie energii lub działaniem organów państwowych, pod warunkiem niezwłocznego poinformowania drugiej strony, jeżeli jest to możliwe.

16) ZMIANY REGULAMINU

16.1. Usługodawca może aktualizować Regulamin z uzasadnionych powodów, w szczególności ze względu na zgodność z prawem, bezpieczeństwo, zmiany produktu, zmiany technologiczne, zmiany danych spółki lub zmiany zasad świadczenia Usług.

16.2. Istotne zmiany będą komunikowane z wyprzedzeniem, o ile jest to wymagane lub uzasadnione charakterem zmiany. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, może anulować subskrypcję poprzez Stripe lub zgodnie z innym uzgodnionym trybem zakończenia współpracy.

17) PRAWO WŁAŚCIWE I SPORY

17.1. Regulamin podlega prawu polskiemu.

17.2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.

17.3. O ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej, spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

18) KONTAKT

E-mail: kontakt@leadbot.co

Adres: LEADBOT sp. z o.o., ul. Stanisława Drabika 22/10, 52-131 Wrocław, Polska

KRS: 0001231573 | NIP: 8993055216 | REGON: 544346881