Polityka prywatności Leadbot

Niniejsza Polityka Prywatności („Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Leadbot w związku z kontaktem, zawieraniem i realizacją umów oraz świadczeniem usług wdrożenia, konfiguracji i utrzymania asystentów AI. Korzystanie z usług Leadbot lub kontakt z Leadbot może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z niniejszą Polityką.

Usługi Leadbot są kierowane przede wszystkim do przedsiębiorców. W wielu projektach Leadbot działa jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta, który pozostaje administratorem danych swoich rozmówców, klientów, pacjentów, leadów lub innych osób końcowych.

1) STRONY I DEFINICJE

1.1. „Administrator” / „Leadbot” oznacza: LEADBOT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Stanisława Drabika 22/10, 52-131 Wrocław, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001231573, NIP: 8993055216, REGON: 544346881, e-mail: kontakt@leadbot.co.

1.2. „RODO” oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

1.3. „Dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

1.4. „Klient” oznacza podmiot zamawiający usługi Leadbot.

1.5. „Usługi” oznaczają usługi wdrożenia, konfiguracji, utrzymania i obsługi asystentów AI oraz powiązanych workflow, integracji, automatyzacji, raportowania i wsparcia operacyjnego.

1.6. „Podmiot przetwarzający” oznacza Leadbot działający na zlecenie Klienta jako procesor danych osobowych.

1.7. „Podmioty przetwarzające” oznaczają podmioty wspierające Leadbot w świadczeniu usług, działające na podstawie umów powierzenia lub innych właściwych podstaw prawnych.

2) ZAKRES POLITYKI

2.1. Polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z:

(a) kontaktem z Leadbot,

(b) działaniami przed zawarciem umowy oraz realizacją umów i świadczeniem usług,

(c) rozliczeniami, księgowością oraz wypełnianiem obowiązków prawnych,

(d) zapewnieniem bezpieczeństwa i jakości usług oraz dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami,

(e) działaniami marketingowymi prowadzonymi w relacjach B2B,

(f) obsługą i analizą rozmów, wiadomości, leadów oraz innych danych przetwarzanych w ramach projektów klientów.

3) JAKIE DANE PRZETWARZAMY

3.1. W zależności od celu możemy przetwarzać:

(a) dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, funkcja w organizacji,

(b) dane firmowe: nazwa firmy, KRS, NIP, REGON, adres siedziby, dane do faktury,

(c) dane kontaktowe: e-mail, numer telefonu, inne dane podane w kontakcie,

(d) dane komunikacyjne: treść wiadomości, korespondencja, notatki ze spotkań, informacje przekazane w formularzach,

(e) dane z rozmów: nagrania rozmów, transkrypcje, streszczenia, tagi, intencje, statusy rozmów, notatki i dane zebrane przez asystenta AI,

(f) dane techniczne: logi systemowe, identyfikatory zdarzeń, metadane połączeń, adres IP, informacje o integracjach i zdarzeniach w systemach,

(g) dane rozliczeniowe: informacje o płatnościach, fakturach, subskrypcjach i historii rozliczeń.

3.2. Leadbot nie prosi o szczególne kategorie danych osobowych i nie przetwarza ich celowo, chyba że jest to niezbędne w konkretnym projekcie i odbywa się na właściwej podstawie prawnej określonej przez Klienta. Jeżeli takie dane zostaną podane w treści wiadomości lub rozmowy, będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy lub realizacji usługi.

4) CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

4.1. Dane przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) kontakt i obsługa zapytania – art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

(b) działania przed zawarciem umowy, realizacja umowy i świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

(c) rozliczenia, księgowość i obowiązki prawne – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

(d) zapewnienie jakości, bezpieczeństwa, ciągłości usług oraz rozwiązywanie problemów technicznych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

(e) dochodzenie, ustalenie lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

(f) marketing usług Leadbot w relacjach B2B – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z poszanowaniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.

4.2. W projektach realizowanych na rzecz Klientów podstawy prawne przetwarzania danych osób końcowych określa Klient jako administrator danych. Leadbot przetwarza takie dane zgodnie z umową, instrukcjami Klienta i właściwą umową powierzenia przetwarzania danych, jeżeli jest wymagana.

5) ROZMOWY TELEFONICZNE, NAGRYWANIE I TRANSKRYPCJE

5.1. W ramach niektórych projektów rozmowy mogą być nagrywane, transkrybowane, analizowane, streszczane i klasyfikowane przez systemy wykorzystywane do świadczenia Usług.

5.2. Celem takiego przetwarzania może być obsługa zgłoszeń, kwalifikacja leadów, umawianie wizyt, dokumentowanie przebiegu rozmowy, kontrola jakości, bezpieczeństwo, rozliczalność oraz obsługa reklamacji lub roszczeń.

5.3. Podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zależnie od konkretnego kontekstu i roli Leadbot.

5.4. Jeżeli rozmowy są nagrywane w danym projekcie, informacja o nagrywaniu jest przekazywana rozmówcy na początku połączenia zgodnie z konfiguracją Klienta oraz wymaganiami prawa.

6) ODBIORCY DANYCH I PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE

6.1. Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Leadbot w świadczeniu usług, w szczególności:

(a) dostawcom infrastruktury IT, hostingu i usług chmurowych,

(b) dostawcom systemów CRM, automatyzacji, integracji i narzędzi do obsługi komunikacji,

(c) dostawcom telekomunikacyjnym, operatorom połączeń, SIP i narzędzi voice AI,

(d) dostawcom usług AI, transkrypcji, syntezy mowy, analizy rozmów i automatyzacji,

(e) dostawcom systemów płatności i subskrypcji,

(f) podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, podatkowe i administracyjne w niezbędnym zakresie.

6.2. Podmioty te przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów, instrukcji lub innych właściwych podstaw prawnych i wyłącznie w celu niezbędnym do realizacji usług.

7) TRANSFER DANYCH POZA EOG

7.1. W zależności od konfiguracji projektu, użytych narzędzi i lokalizacji dostawców, dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

7.2. W takim przypadku stosujemy wymagane prawem zabezpieczenia, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne oraz dodatkowe środki bezpieczeństwa, jeżeli są wymagane.

8) OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

8.1. Dane przechowujemy:

(a) przez czas obsługi zapytania i prowadzenia współpracy,

(b) przez czas obowiązywania umowy oraz okres potrzebny do jej rozliczenia,

(c) przez czas wymagany przepisami prawa, w szczególności podatkowymi i rachunkowymi,

(d) do czasu przedawnienia roszczeń,

(e) w przypadku nagrań, transkryptów i danych projektowych: przez okres niezbędny do realizacji celu lub przez okres wynikający z umowy, ustaleń projektowych albo instrukcji Klienta.

8.2. Jeżeli Leadbot działa jako podmiot przetwarzający, okres przechowywania danych osób końcowych może wynikać z umowy z Klientem albo z jego instrukcji.

9) PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

9.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa:

(a) dostępu do danych,

(b) sprostowania danych,

(c) usunięcia danych, jeżeli brak podstaw do dalszego przetwarzania,

(d) ograniczenia przetwarzania,

(e) przenoszenia danych,

(f) sprzeciwu wobec przetwarzania opartego o uzasadniony interes,

(g) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9.2. Wnioski dotyczące danych można kierować na adres: kontakt@leadbot.co.

9.3. Jeżeli Leadbot działa jako podmiot przetwarzający w imieniu Klienta, wniosek dotyczący danych osoby końcowej może zostać przekazany do właściwego Klienta jako administratora danych.

10) LEADBOT JAKO PODMIOT PRZETWARZAJĄCY W PROJEKTACH KLIENTÓW

10.1. W wielu wdrożeniach Leadbot działa jako podmiot przetwarzający w imieniu Klientów korzystających z asystentów AI.

10.2. W takich przypadkach:

(a) Klient jest administratorem danych swoich rozmówców, klientów, pacjentów, leadów lub innych osób końcowych,

(b) Leadbot przetwarza dane wyłącznie w zakresie i celu określonym w umowie oraz zgodnie z instrukcjami Klienta,

(c) zasady przetwarzania danych w projekcie mogą być doprecyzowane w umowie powierzenia przetwarzania danych,

(d) Klient odpowiada za przekazanie osobom końcowym wymaganych informacji o przetwarzaniu danych, w tym o ewentualnym nagrywaniu rozmów, jeżeli dotyczy.

10.3. Jeżeli kontaktujesz się z firmą korzystającą z asystenta AI wdrożonego przez Leadbot, administratorem Twoich danych jest ta firma, a Leadbot może działać jako podmiot przetwarzający.

11) BEZPIECZEŃSTWO

11.1. Leadbot stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym:

(a) kontrolę dostępu,

(b) szyfrowanie transmisji,

(c) rozliczalność operacji i logowanie zdarzeń,

(d) minimalizację danych i ograniczenia dostępu do nagrań, transkryptów i danych projektowych,

(e) stosowanie uprawnień zgodnie z zasadą niezbędnego dostępu,

(f) dobór dostawców z uwzględnieniem bezpieczeństwa i zgodności z wymaganiami ochrony danych.

12) ZMIANY POLITYKI

12.1. Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, technologii, danych spółki, sposobu świadczenia usług lub wykorzystywanych narzędzi.

12.2. Aktualna wersja jest publikowana przez Leadbot na stronie internetowej lub udostępniana w inny zwyczajowo przyjęty sposób.

13) KONTAKT

W sprawach dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych można kontaktować się z Leadbot pod adresem: kontakt@leadbot.co.